Київський апеляційний суд 
Додаток 1 у форматі doc. – 24 kb.
Додаток 2 у форматі doc. – 21 kb.
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ Київського апеляційного суду
№ 24 – ОД від 08 квітня 2019 року
Положення
про організацію системи внутрішнього контролю
в Київському апеляційному суді
1. Загальні положення
1.1. Положення про організацію системи внутрішнього контролю Київського апеляційного суду (далі – Положення) розроблене відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Бюджетного кодексу України, з урахуванням Основних засад здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.12.2018 № 1062, Методичних рекомендацій з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 14.09.2012 № 995 (із змінами).
1.2. Положення розроблене з метою удосконалення організації внутрішнього контролю в Київському апеляційному суді (далі – суд) та забезпечення ефективності функціонування системи внутрішнього контролю.
1.3. Положення поширюється на всіх працівників апарату суду, незалежно від посади та порядку призначення, і є обов’язковим для виконання в межах визначених посадових обов’язків.
1.4. В Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:
внутрішній контроль – комплекс заходів, що застосовується керівництвом суду для забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, майна, ресурсів та нематеріальних активів, досягнення результатів відповідно до встановлених завдань, планів і вимог з метою запобігання виникненню помилок, недоліків і прорахунків у діяльності суду;
керівництво суду – голова суду, його заступники, керівник апарату суду, його заступник;
об’єкти внутрішнього контролю – адміністративні, фінансово-господарські та інші процеси, здійснення яких забезпечується структурними підрозділами апарату суду – працівниками апарату суду в межах визначених повноважень та відповідальності;
суб’єкти внутрішнього контролю – керівництво суду, керівники, заступники керівників та працівники апарату суду;
система внутрішнього контролю – сукупність процедур, правил, засобів, способів і напрямів контролю, які забезпечують функціонування, взаємозв’язок та підтримку всіх елементів внутрішнього контролю;
ризики – це ймовірні події, які негативно впливають на виконання суб’єктами внутрішнього контролю покладених на них завдань та функцій або матимуть негативні фінансово-господарські та інші наслідки;
внутрішні документи суду – положення, порядки, інструкції, правила, накази, розпорядження, посадові інструкції та інші документи, що регламентують діяльність суду.
2. Організація системи внутрішнього контролю
2.1. Керівництво суду організовує та забезпечує здійснення внутрішнього контролю відповідно до нормативно-правових актів, що регулюють питання планування діяльності суду, управління бюджетними коштами та іншими ресурсами, організації та ведення бухгалтерського обліку, складення та подання звітності, здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, роботи з персоналом, діяльності із запобігання та виявлення корупції, забезпечення режиму секретності та інформаційної безпеки, захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах, організації документообігу, в тому числі електронного документообігу, взаємодії із засобами масової інформації та громадськістю, вирішення інших питань, пов’язаних із функціонуванням суду.
2.2. Система внутрішнього контролю в суді складається з таких елементів:
внутрішнє середовище;
управління ризиками;
заходи контролю;
моніторинг;
організація інформаційного та комунікаційного обміну.
2.3. Елементи внутрішнього контролю взаємопов’язані, стосуються всієї діяльності, фінансових та нефінансових процесів в суді.
2.4. Керівництво суду та їх заступники, керівники структурних підрозділів суду та їх заступники забезпечують належне функціонування та зв’язок усіх елементів внутрішнього контролю.
2.5. Організація та здійснення внутрішнього контролю в суді забезпечується шляхом:
затвердження головою суду та керівником апарату суду внутрішніх документів;
запровадження чітких систем (порядків) планування діяльності, контролю за їх виконанням;
інформування працівниками апарату суду своїх безпосередніх керівників про ризики, що виникають під час виконання покладених на них завдань і функцій, вжиття заходів контролю, здійснення моніторингу, обміну інформацією;
розробки нових або внесення змін до діючих внутрішніх документів, на підставі пропозицій керівників структурних підрозділів апарату суду, у зв’язку зі змінами в діючому законодавстві.
3. Внутрішнє середовище (середовище контролю)
3.1. Внутрішнє середовище – це система управління, яка спрямована на реалізацію працівниками апарату суду покладених на них завдань та функцій.
Внутрішнє середовище складається з суб’єктів внутрішнього контролю та об’єктів внутрішнього контролю.
3.2. Порядок виконання суб’єктами внутрішнього контролю завдань та функцій визначається внутрішніми документами суду та чинним законодавством України.
3.3. Під час організації та функціонування внутрішнього контролю забезпечується управлінська відповідальність та підзвітність керівництва суду та працівників апарату суду, яка ґрунтується на вимогах законодавства і стосується всієї діяльності суду.
3.4. Повноваження суб’єктів внутрішнього контролю.
3.4.1. Голова суду та керівник апарату суду організовують та забезпечують ефективне функціонування системи внутрішнього контролю.
3.4.2. Заступники голови суду та керівника апарату суду, керівники (заступники керівників) структурних підрозділів суду – у межах визначених повноважень організовують внутрішній контроль та забезпечують його дотримання.
3.4.3. Працівники апарату суду виконують відповідні функції та завдання в межах повноважень та відповідальності, визначених положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями, затвердженими у встановленому порядку.
4. Управління ризиками
4.1. Управління ризиками – діяльність, пов’язана з визначенням (ідентифікацією) ризиків для виявлення можливих порушень і недоліків у роботі під час виконання працівниками апарату суду покладених на них завдань та функцій.
4.2. Ідентифікація ризиків – це визначення ймовірних подій, настання яких може негативно вплинути на виконання завдань та функцій працівниками апарату суду.
Ідентифікація ризиків здійснюється суб’єктами внутрішнього контролю відповідно до покладених на них завдань та функцій.
4.3. Ризики класифікуються за категоріями на:
зовнішні – ризики, ймовірність виникнення яких не пов’язана з виконанням завдань та функцій працівниками апарату суду (законодавчі, програмно-технічні тощо);
внутрішні – ризики, ймовірність виникнення яких безпосередньо пов’язана з виконанням завдань та функцій працівниками апарату суду (кадрові, фінансово-господарські, програмно-технічні тощо).
4.4. Ризики оцінюються за критеріями:
низького рівня впливу – це ризики, вплив яких є мінімальним або невеликої тяжкості на досягнення суб’єктами внутрішнього контролю визначених завдань та функцій;
середнього рівня впливу – це ризики, вплив яких є середньої тяжкості на досягнення суб’єктами внутрішнього контролю визначених завдань та функцій;
високого рівня впливу – це ризики, вплив яких є тяжким або особливо тяжким на досягнення суб’єктами внутрішнього контролю завдань та функцій.
4.5. Керівництво суду насамперед інформується керівниками структурних підрозділів апарату суду або їх заступниками щодо ризиків середнього та високого рівня впливу для прийняття рішень щодо вжиття заходів контролю з метою попередження чи усунення таких ризиків.
Рішення щодо способів реагування та вжиття необхідних заходів стосовно ризиків низького рівня впливу можуть прийматися керівниками структурних підрозділів апарату суду та їх заступниками, в межах їх повноважень та компетенції, з подальшим інформуванням керівництва суду про прийняті рішення у разі необхідності.
5. Заходи контролю та моніторингу
5.1. Заходами контролю є сукупність запроваджених в суді управлінських дій, які здійснюються суб’єктами внутрішнього контролю для впливу на ризики з метою належного виконання визначених завдань та функцій.
Керівники структурних підрозділів або їх заступники постійно здійснюють аналіз діяльності роботи ввіреного структурного підрозділу апарату суду, і в разі необхідності складають та подають на погодження керівнику апарату суду План заходів щодо управління ризиками (середнього та високого рівня впливу) за встановленою формою (Додаток 1).
Керівники (заступники керівників) структурних підрозділів апарату суду до 15 грудня подають керівнику апарату суду звіт за встановленою формою (Додаток 2) за результатами виконання Планів заходів щодо управління ризиками, погоджених в поточному році.
5.2. Заходи контролю здійснюються на всіх рівнях діяльності суду, щодо усіх функцій і завдань та включають відповідні правила та процедури, найбільш типовими серед яких є:
авторизація та підтвердження здійснюється шляхом отримання дозволу відповідальних осіб на виконання операцій через процедуру візування, погодження та затвердження;
розподіл обов’язків та повноважень, ротація персоналу, що зменшує кількість ризиків помилок чи втрат;
контроль за доступом до ресурсів та облікових записів, а також закріплення відповідальності за збереження і використання ресурсів, що зменшує ризик їх втрати чи неправильного використання;
проведення звірки облікових даних на відповідність фактичним;
систематичний перегляд роботи кожного працівника апарату суду;
інші правила та процедури, в тому числі визначені внутрішніми документами, правилами внутрішнього трудового та службового розпорядку суду тощо.
5.3. Моніторинг внутрішнього контролю у суді полягає у здійсненні постійного моніторингу, що здійснюється у ході щоденної (поточної) діяльності суду та передбачає управлінські, наглядові та інші дії керівництва суду та керівників (заступників керівників) структурних підрозділів апарату суду та працівників апарату суду при виконанні ними своїх службових обов’язків з метою визначення та коригування відхилень у заходах контролю.
6. Інформація та комунікація
6.1. Інформаційний та комунікаційний обмін в суді передбачає збір, документування, передачу інформації та користування нею керівництвом суду, керівниками (заступниками керівників) структурних підрозділів апарату суду та працівниками апарату суду для належного виконання функцій та завдань.
Ефективна система інформаційного та комунікаційного обміну передбачає надання повної, своєчасної та достовірної інформації:
керівництву суду щодо виконання завдань і функцій, ідентифікації ризиків, стану реалізації заходів контролю та моніторингу, впровадження їх результатів, впровадження рекомендацій за результатами аудитів проведених відділом аудиту Державної судової адміністрації України та обов’язкових вимог за результатами контрольних заходів зовнішніх контролюючих органів, для прийняття відповідних управлінських рішень;
працівникам апарату суду для належного забезпечення реалізації ними визначених завдань та функцій.
6.2. Систему інформаційного та комунікаційного обміну в суді формують графіки документообігу, графіки складання і подання звітності тощо.
